Factuur maken: zo stel je een correcte factuur op

Een factuur maken is meer dan een bedrag en je rekeningnummer op papier zetten. De Belastingdienst stelt eisen aan wat er op een factuur staat, zoals je KvK-nummer, je btw-identificatienummer, een uniek factuurnummer, een omschrijving van wat je hebt geleverd en het btw-bedrag. Klopt je factuur niet, dan kan dat problemen geven voor jou en voor je klant. In dit artikel lees je stap voor stap hoe je een correcte factuur opstelt.

Of je nu net je eerste opdracht hebt afgerond of al een tijdje factureert vanuit een simpel document: met de checklist hieronder weet je zeker dat er niets ontbreekt.

Wanneer moet je een factuur maken?

Lever je goederen of diensten aan een ander bedrijf, dan ben je verplicht om een factuur te sturen. Dat geldt ook als een zakelijke klant vooraf een deel betaalt: ook voor zo’n vooruitbetaling maak je een factuur. Aan particulieren hoef je meestal geen factuur te sturen, maar er zijn uitzonderingen. De Belastingdienst heeft daar een aparte pagina over.

Ook als het niet verplicht is, is een factuur vaak handig. Je klant weet precies wat hij betaalt, en jij hebt een duidelijk bewijsstuk voor je administratie.

Let op de timing. Volgens de Belastingdienst verstuur je de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Heb je op 10 maart een klus afgerond, dan moet de factuur dus uiterlijk 15 april de deur uit. Praktisch gezien is eerder factureren altijd beter: hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald wordt.

Wat moet er op een factuur staan?

De Belastingdienst noemt de volgende verplichte gegevens. Gebruik deze lijst als checklist voor elke factuur die je maakt.

1. Je volledige naam en die van je klant. Je mag je handelsnaam gebruiken als die met adres bij de KvK staat ingeschreven.
2. Je volledige adres en dat van je klant, namelijk het adres waar het bedrijf echt gevestigd is. Een postbus is niet genoeg.
3. Je btw-identificatienummer, met NL ervoor.
4. Je KvK-nummer.
5. De factuurdatum.
6. Een uniek factuurnummer.
7. Een omschrijving van wat je hebt geleverd: welke goederen en hoeveel, of welke diensten en hoeveel.
8. De datum van levering, of van de vooruitbetaling.
9. Het bedrag exclusief btw, en bij verschillende tarieven per tarief apart. Waar het past, vermeld je ook de prijs per eenheid.
10. Het btw-tarief dat je toepast.
11. Het btw-bedrag.

Daarnaast zet je er in de praktijk ook nog je rekeningnummer (IBAN), de betalingstermijn en je contactgegevens op. Die zijn fiscaal niet verplicht, maar zonder die gegevens weet je klant niet hoe en wanneer hij moet betalen.

Gebruik je btw-identificatienummer op je factuur, niet je omzetbelastingnummer. Dat laatste gebruik je alleen in je contact met de Belastingdienst.

Factuurnummers en btw goed regelen

Twee onderdelen leveren bij starters de meeste vragen op: de nummering en de btw.

Factuurnummers

Factuurnummers moeten opeenvolgend zijn en je gebruikt elk nummer maar één keer. Je mag wel met meerdere reeksen werken, bijvoorbeeld een reeks per jaar. Veel ondernemers kiezen voor een combinatie van jaartal en volgnummer, zoals 2026-001, 2026-002 enzovoort. Sla geen nummers over en hergebruik nooit een nummer van een factuur die je hebt geannuleerd. Wil je een factuur corrigeren, dan maak je een creditfactuur met een eigen nummer en daarna een nieuwe factuur.

Btw op je factuur

In Nederland zijn er drie btw-tarieven: 21 procent als algemeen tarief, 9 procent voor een beperkte lijst goederen en diensten, en 0 procent in specifieke situaties, vooral bij leveringen aan het buitenland. Daarnaast zijn sommige diensten vrijgesteld van btw. Welk tarief voor jouw werk geldt, hangt af van wat je levert. Wil je weten hoe je de bedragen uitrekent? Lees dan hoe je btw berekent op bedragen inclusief en exclusief btw.

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan reken je geen btw aan je klanten. Die regeling is er voor ondernemers met een omzet van maximaal 20.000 euro per kalenderjaar (stand 2026). Voor KOR-deelnemers, voor de btw-verleggingsregeling en voor vrijgestelde diensten gelden aangepaste factuurregels. Check in die gevallen de actuele regels bij de Belastingdienst of laat je adviseren door een boekhouder.

Voorbeeld van een factuur

Hieronder zie je hoe een eenvoudige factuur van een zzp’er eruit kan zien. Het gaat om een fictieve tekstschrijver die een klus voor een zakelijke klant heeft afgerond.

De nummers in dit voorbeeld zijn verzonnen. Gebruik in je eigen factuur natuurlijk je echte gegevens.

Betaaltermijn, versturen en bewaren

Spreek je met een zakelijke klant niets af over de betaaltermijn, dan geldt volgens Ondernemersplein een termijn van 30 dagen. In een contract mag je een andere termijn afspreken, maar die is in de regel maximaal 60 dagen. Grote bedrijven moeten mkb’ers en zzp’ers binnen 30 dagen betalen. Voor particulieren bestaat geen wettelijke termijn; die leg je zelf vast in je afspraken of algemene voorwaarden.

Je mag zelf kiezen of je een papieren of digitale factuur stuurt. Een digitale factuur mag als je klant daarmee akkoord is. In de praktijk sturen de meeste ondernemers een pdf per e-mail.

Betaalt een klant niet op tijd? Bij particulieren stuur je eerst een kosteloze herinnering. Bij zakelijke klanten is dat niet verplicht. Daarna kun je incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen; die incassokosten zijn minimaal 40 euro.

Facturen bewaar je volgens de Belastingdienst 7 jaar. Gaat het om onroerend goed, dan is dat 10 jaar. Dat geldt zowel voor de facturen die je stuurt als voor de facturen die je ontvangt.

Handige manieren om facturen te maken

Je hebt geen dure software nodig om een correcte factuur te maken. Er zijn grofweg drie routes:

• Een tekstverwerker of spreadsheet. Prima voor je eerste paar facturen. Je moet wel zelf de nummering en btw-berekening bijhouden.
• Een online facturatietool. Die nummert automatisch, rekent de btw uit en houdt bij wie al betaald heeft.
• Een boekhoudprogramma. Daarin maak je facturen en verwerk je ook je bonnen en btw-aangifte. Handig als je administratie groeit.

Welke route je ook kiest: controleer elke factuur voor het versturen nog even op de verplichte gegevens, de juiste klantnaam en een kloppend totaalbedrag. Een fout herstellen met een creditfactuur kost meer tijd dan een minuut extra controle vooraf.

Twijfel je welke route bij je past, of hoe je je administratie verder inricht? Bereid dan een gesprek met een boekhouder voor, zodat je direct de goede vragen stelt.

Zo pak je het aan

Zorg eerst dat je KvK-inschrijving rond is en dat je je btw-identificatienummer hebt ontvangen. Bouw dan een sjabloon met de elf verplichte gegevens, kies een nummerreeks zoals 2026-001 en spreek met je klant een betaaltermijn af. Verstuur je factuur direct na de levering als pdf, zet de vervaldatum in je agenda en bewaar alles netjes in een map per jaar. Nog niet ingeschreven? Lees dan eerst hoe je je bij de KvK inschrijft.

Veelgestelde vragen