Offerte maken: wat zet je erin? (met voorbeeld)

Een offerte maken doe je door in één overzichtelijk document te zetten wat je gaat leveren, wat het kost, wanneer je het doet en onder welke voorwaarden. Minimaal horen erin: je bedrijfsgegevens en die van de klant, een datum en offertenummer, een omschrijving van de werkzaamheden, je prijs, de geldigheidsduur, eventuele afspraken over een aanbetaling en een verwijzing naar je algemene voorwaarden. Zo weet je klant precies waar hij ja tegen zegt.

Een offerte is vaak het eerste document dat een klant van je ziet. Een heldere offerte wekt vertrouwen en voorkomt discussie achteraf. In dit artikel lees je wat erin moet, hoe je je prijs opbouwt en hoe je de offerte verstuurt en opvolgt.

Wat is een offerte precies?

Een offerte is een voorstel aan je klant, nog geen opdracht. Je beschrijft welk product of welke dienst je levert, voor welke prijs en onder welke voorwaarden. Zolang de klant niet heeft geaccepteerd, is er dus nog niets afgesproken.

Dat verandert op het moment dat je klant de offerte accepteert, bijvoorbeeld door hem ondertekend terug te sturen. Dan is er een afspraak waar jullie allebei aan vastzitten. Juist daarom is het belangrijk dat alles wat ertoe doet in de offerte staat: wat er niet in staat, is ook niet afgesproken.

Wil je ruimte houden om de offerte nog aan te passen, bijvoorbeeld omdat materiaalprijzen schommelen? Zet dan duidelijk een geldigheidsduur in de offerte. Twijfel je over de juridische kant van een specifieke situatie, laat je dan adviseren door een jurist.

Wat moet er op een offerte staan?

Ondernemersplein noemt een aantal onderdelen die minimaal in een offerte horen. Gebruik ze als checklist:

• Je bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en contactgegevens.
• De gegevens van je klant: naam, bedrijfsnaam en adres, plus een contactpersoon.
• Datum en offertenummer, zodat je er later makkelijk naar kunt verwijzen.
• Een omschrijving van de werkzaamheden: wat lever je precies, en wat juist niet?
• Je tarief of projectprijs, met de btw apart vermeld voor zakelijke klanten.
• De geldigheidsduur: tot wanneer staat je aanbod?
• Afspraken over een aanbetaling, als je die vraagt.
• Een verwijzing naar je algemene voorwaarden.

Handig om toe te voegen: een planning of leverdatum, het inkoopnummer van de klant als die daarom vraagt, en een verzoek om de offerte voor akkoord te ondertekenen. Daarmee maak je het je klant makkelijk om ja te zeggen.

Je prijs opbouwen: uurtarief of vaste prijs

Het lastigste deel van een offerte is vaak de prijs. Je hebt grofweg twee keuzes.

Werken met een uurtarief

Je geeft een schatting van het aantal uren en vermenigvuldigt dat met je uurtarief. Dat is eerlijk als de omvang van de klus nog onzeker is. Geef dan wel aan dat het om een schatting gaat en wat er gebeurt als het meer uren worden. Weet je nog niet welk uurtarief je moet vragen? De KvK heeft een rekentool om je uurtarief te berekenen, en in het stappenplan bedrijf starten lees je waar je op let bij het bepalen van je prijs.

Werken met een vaste prijs

Je spreekt één bedrag af voor het hele project. Voor je klant is dat overzichtelijk, maar jij draagt het risico als de klus uitloopt. Omschrijf daarom heel precies wat er wel en niet bij de prijs zit, en hoe je omgaat met extra wensen.

Let op de btw

Aan zakelijke klanten noem je meestal bedragen exclusief btw, met het btw-bedrag apart. Maak je een offerte voor een particulier, dan noem je de prijs inclusief btw en inclusief bijkomende kosten die de klant niet zelf kan kiezen, zoals voorrijkosten. Dat is wat de ACM voorschrijft bij prijzen voor consumenten.

Voorbeeld van een offerte

Hoe ziet dat er in de praktijk uit? Hieronder een vereenvoudigd voorbeeld van een fictieve schilder die een offerte maakt voor een particuliere klant.

Merk op dat de schilder ook opschrijft wat niet in de prijs zit. Dat is een van de beste manieren om discussie achteraf te voorkomen.

Vraag je wel een aanbetaling? Bij de verkoop van een product aan consumenten mag je maximaal 50 procent van het bedrag vooraf vragen. Tussen bedrijven geldt geen maximum. Leg de afspraak altijd vast in je offerte en in je algemene voorwaarden.

Algemene voorwaarden en versturen

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar wel verstandig. Wil je dat ze gelden, dan moet je klant ze kunnen lezen voordat jullie de overeenkomst sluiten. Pas bij de levering of op de factuur is te laat. Stuur ze daarom mee met je offerte en verwijs er in de offerte en in je begeleidende mail duidelijk naar. Zo kun je later aantonen dat je klant ze heeft ontvangen.

Verstuur de offerte als pdf per e-mail. Zo kan er niet ongemerkt iets in worden aangepast. Schrijf er een korte, persoonlijke begeleidende tekst bij: bedank voor het gesprek, vat in twee zinnen samen wat je voorstelt en geef aan wanneer je contact opneemt.

Controleer de offerte voor het versturen op een paar veelgemaakte fouten:

• een vage omschrijving, zoals “website maken”, zonder aantal pagina’s of correctierondes;
• geen geldigheidsduur, waardoor je maanden later nog aan een oude prijs vastzit;
• onduidelijkheid over btw, zodat de klant niet weet of het bedrag inclusief of exclusief is;
• geen afspraak over meerwerk, terwijl extra wensen bijna altijd komen.

Een offerte die je niet opvolgt, is vaak een gemiste klant. Bel of mail na een paar dagen om te vragen of de offerte duidelijk is en of er nog vragen zijn. Dat voelt misschien opdringerig, maar de meeste klanten waarderen het juist.

Van offerte naar opdracht

Accepteert je klant de offerte, dan is de opdracht een feit. Bevestig dat kort per mail en plan de werkzaamheden in. Bewaar de getekende offerte bij je administratie, want als er later onduidelijkheid ontstaat over wat er precies is afgesproken, is dat het document waar je op terugvalt. Zegt de klant nee, vraag dan vriendelijk waarom. Dat antwoord helpt je om je volgende offerte beter te maken. Na afloop maak je de factuur op basis van de afspraken uit de offerte. Lees hoe je een correcte factuur maakt, zodat ook dat laatste stuk soepel verloopt.

Krijg je nog weinig offerteaanvragen? Dan ligt de oplossing vaak bij je zichtbaarheid. Een duidelijke bedrijfswebsite met je diensten en werkwijze helpt potentiële klanten om sneller contact op te nemen.

Zo pak je het aan

Maak één sjabloon voor je offertes met al je vaste gegevens, een vaste opbouw en een plek voor je algemene voorwaarden. Voer per klant eerst een kort gesprek over de wensen, schrijf de werkzaamheden concreet uit en vermeld ook wat niet inbegrepen is. Kies bewust tussen uurtarief en vaste prijs, zet een geldigheidsduur in de offerte en verstuur hem als pdf. Zet daarna direct een herinnering in je agenda om de offerte na een paar dagen op te volgen.

Veelgestelde vragen