KvK inschrijven: zo schrijf je je bedrijf in, stap voor stap

KvK inschrijven doe je in twee stappen: je vult thuis het online inschrijfformulier van de Kamer van Koophandel in met je DigiD en daarna rond je de inschrijving af tijdens een afspraak op een KvK-kantoor. Daar wordt je identiteit gecontroleerd en krijg je meestal direct je KvK-nummer. De inschrijving kost eenmalig 85,15 euro (stand 2026). Je doet dit uiterlijk een week na de start van je bedrijf, maar je mag ook eerder.

In dit artikel lees je wanneer je verplicht bent om je in te schrijven, welke gegevens je nodig hebt, hoe het formulier voor een eenmanszaak in elkaar zit en wat er na de inschrijving gebeurt. Zo kom je goed voorbereid naar je afspraak.

Moet je je bedrijf inschrijven bij de KvK?

Niet iedereen die af en toe iets verkoopt, hoeft naar de KvK. De KvK hanteert drie ondernemerscriteria. Voldoe je aan alle drie, dan ben je verplicht om je in te schrijven in het Handelsregister:

• Je werkt zelfstandig. Je levert zelf producten of diensten, of je bent je daarop aan het voorbereiden. Ook het inkopen van materiaal voor een product telt als voorbereiding.
• Je wilt er geld aan verdienen. Je vraagt een prijs of tarief waarmee je iets overhoudt. Een hobby die je alleen geld kost, valt hier niet onder.
• Je hebt regelmatig klanten buiten je eigen kring. Je levert dus niet alleen aan familie en vrienden.

Twijfel je? De KvK stelt dan vier vragen voor. Investeer je tijd of geld in je bedrijf? Werk je er regelmatig en voor langere tijd aan? Heb je meerdere klanten of zoek je daar actief naar? En bepaal je zelf hoe, waar en wanneer je werkt? Is het antwoord op alle vier ja, dan schrijf je je in.

Inschrijven terwijl het verplicht is, is geen formaliteit om over te slaan. Wie dat nalaat, overtreedt de Handelsregisterwet, en dat valt onder de Wet op de economische delicten.

Wat heb je nodig voor je KvK inschrijving?

Hoe beter je voorbereid bent, hoe sneller het formulier is ingevuld. Leg de volgende zaken klaar voordat je begint:

• je DigiD, om in te loggen op het online formulier;
• een geldig identiteitsbewijs voor de afspraak op het KvK-kantoor;
• de handelsnaam die je wilt gebruiken (en een paar alternatieven);
• een korte, duidelijke omschrijving van wat je bedrijf gaat doen;
• het vestigingsadres en, als dat anders is, een postadres;
• je zakelijke contactgegevens, zoals e-mailadres en website;
• de startdatum van je bedrijf;
• als je een bedrijfsruimte huurt: het getekende huurcontract, of een intentieverklaring als je nog in onderhandeling bent.

Heb je nog geen naam? Lees dan eerst hoe je een goede bedrijfsnaam bedenkt. De naam moet namelijk vrij zijn: een handelsnaam die te veel lijkt op die van een bestaand bedrijf in dezelfde regio of branche kan problemen geven. Met de Naamchecker van de KvK zie je snel of er al bedrijven met een vergelijkbare naam zijn.

KvK inschrijven stap voor stap

De meeste starters kiezen voor een eenmanszaak. Voor die rechtsvorm ziet het traject er zo uit. Kies je voor een bv, dan loopt de inschrijving via de notaris; daar gaat dit artikel niet op in.

Stap 1: vul het online formulier in

Op de website van de KvK kies je de rechtsvorm eenmanszaak en log je in met DigiD. Het invullen duurt volgens de KvK ongeveer een kwartier. Je antwoorden worden tussentijds opgeslagen, dus je kunt ook later verder.

Stap 2: plan een afspraak

Na het formulier plan je online een afspraak op een KvK-kantoor naar keuze. In de bevestigingsmail staat wat je moet meenemen. Zonder afspraak en zonder geldig identiteitsbewijs kan de inschrijving niet worden afgerond.

Stap 3: rond de inschrijving af op het kantoor

Een medewerker controleert je gegevens en je identiteitsbewijs. Is alles in orde, dan krijg je meestal direct je KvK-nummer. De factuur voor de inschrijfvergoeding ontvang je daarna per e-mail.

Stap 4: wacht op de post van de Belastingdienst

Je hoeft je niet apart aan te melden bij de Belastingdienst. De KvK geeft je gegevens automatisch door. De Belastingdienst beoordeelt vervolgens of je ondernemer bent voor de btw en stuurt je btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer per post.

Welke vragen staan in het inschrijfformulier?

Het formulier is niet ingewikkeld, maar een paar onderdelen verdienen wat aandacht.

• Bezoekadres. Dit is het adres waar je bedrijf gevestigd is, ook als je daar geen klanten ontvangt. Werk je vanuit huis, dan kun je dat adres afschermen in het openbare Handelsregister. Je hebt dan wel een apart postadres nodig.
• Contactgegevens. Je zakelijke e-mailadres en website zijn openbaar. Je zakelijke telefoonnummer wordt afgeschermd. Je kunt ook aangeven dat je geen reclame of verkoop aan de deur wilt.
• Activiteiten. Omschrijf in gewone woorden wat je doet. Op basis daarvan kent de KvK een of meer SBI-codes toe. Die codes zijn belangrijk, want verzekeraars, banken en vergunningverleners kijken ernaar.
• Personeel. Je vult minimaal één persoon in, meestal jezelf.
• Startdatum. Dat is de dag waarop je begint met je activiteiten, of de dag van je eerste verplichtingen, zoals het inkopen van voorraad of het online zetten van je website.

Een eenmanszaak kan meerdere handelsnamen en activiteiten hebben, maar je kunt als persoon maar één eenmanszaak hebben. Ben je jonger dan 18? Dan heb je toestemming nodig van een ouder of voogd, die bij voorkeur meekomt naar de afspraak.

Kosten en termijnen van de inschrijving

Voor een nieuwe inschrijving betaal je een eenmalige inschrijfvergoeding. Dat bedrag wordt jaarlijks aangepast aan de inflatie. Bij het schrijven van dit artikel (oktober 2026) noemt de KvK een bedrag van 85,15 euro. De vergoeding is voor ondernemers fiscaal aftrekbaar. Check het actuele bedrag bij de KvK voordat je je inschrijft.

Ga je ruim van tevoren, bijvoorbeeld omdat je per 1 mei start en in februari al een afspraak hebt? Dan rondt de KvK je inschrijving een week voor je startdatum af. Je ontvangt dan per post een bevestiging, je KvK-nummer en de factuur. Je hoeft niet nog een keer langs te komen.

Na de inschrijving: dit regel je daarna

Met je KvK-nummer op zak ben je officieel ondernemer. Een paar zaken pak je het beste meteen op.

1. Zakelijke rekening. Een aparte rekening voor je bedrijf houdt je administratie overzichtelijk. Banken vragen vaak om je KvK-nummer.
2. Administratie inrichten. Bewaar vanaf dag één je bonnen en facturen. Lees hoe je een correcte factuur maakt, want je KvK-nummer en btw-id moeten daarop komen.
3. Btw-brief afwachten. De Belastingdienst laat per brief weten of je btw-ondernemer bent en hoe vaak je aangifte doet. Blijft je omzet laag, dan kun je kijken naar de kleineondernemersregeling (KOR). Laat je hierover adviseren als je twijfelt.
4. Verzekeringen bekijken. Je SBI-code bepaalt mede welke verzekeringen voor jou relevant zijn.

Verandert er later iets, zoals je adres of je activiteiten, dan geef je dat door aan de KvK. Ook stoppen meld je daar.

Zo pak je het aan

Zet eerst voor jezelf op papier wat je bedrijf doet, onder welke naam en vanaf welk adres. Check daarna of je naam vrij is, leg je DigiD en identiteitsbewijs klaar en vul het formulier in op een rustig moment. Plan je afspraak rond een week voor je start, dan heb je je KvK-nummer op tijd voor je eerste factuur. Wil je zien waar de inschrijving in het grotere geheel past? Bekijk dan het stappenplan om een bedrijf te starten.

Veelgestelde vragen