Urenregistratie: zo houd je je uren bij als ondernemer

Een goede urenregistratie is een overzicht waarin je per dag noteert hoeveel tijd je aan je bedrijf besteedt en waaraan. Als ondernemer heb je dat om twee redenen nodig: om aan te tonen dat je het urencriterium van 1.225 uur per jaar haalt, en om te zien welk werk je oplevert. Je kiest zelf hoe je het bijhoudt, met een spreadsheet, een app of je boekhoudprogramma, als het maar volledig en geloofwaardig is.

In dit artikel lees je waarom urenregistratie belangrijk is, welke uren meetellen, hoe je ze praktisch bijhoudt en welke fouten je beter kunt vermijden.

Waarom urenregistratie belangrijk is voor zzp’ers

De belangrijkste reden is fiscaal. Voor verschillende ondernemersaftrekken in de inkomstenbelasting moet je aan het urencriterium voldoen. Haal je dat niet of kun je het niet aantonen, dan vervallen die aftrekposten. Dat kan een flink verschil maken in de belasting die je betaalt.

Maar urenregistratie is meer dan een verplichting. Het helpt je ook als ondernemer:

• Je ziet je echte uurtarief. Als je weet hoeveel uur een opdracht echt kost, zie je of je prijs klopt.
• Je factureert nauwkeuriger. Werk je op uurbasis, dan vormt je registratie de basis van je factuur.
• Je ziet waar je tijd blijft. Veel ondernemers schrikken van hoeveel tijd administratie, reizen en mailen kosten.
• Je plant beter. Met inzicht in je uren kun je realistischer inschatten hoeveel werk je aankunt.

Het urencriterium in 2026

Het urencriterium houdt in dat je per kalenderjaar minimaal 1.225 uur aan je onderneming besteedt. Dat komt neer op gemiddeld ruim 23,5 uur per week, of iets meer als je vakantie opneemt. Daarnaast geldt een tweede voorwaarde: je moet meer tijd aan je onderneming besteden dan aan ander werk, zoals een baan in loondienst. Starters zijn van die tweede voorwaarde uitgezonderd als ze in één of meer van de vijf voorgaande jaren geen ondernemer waren.

Voldoe je aan het urencriterium en ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting, dan kun je onder meer gebruikmaken van:

Deze bedragen veranderen regelmatig. Zo is in het Belastingplan 2027 voorgesteld om de startersaftrek vanaf 2027 sterk te verlagen en daarna af te schaffen. Check daarom altijd de actuele regels bij de Belastingdienst, of laat je adviseren door een boekhouder.

Er zijn ook uitzonderingen. De zestien weken zwangerschapsverlof tellen mee voor het urencriterium, gerekend met je gemiddelde uren per week. En wie een arbeidsongeschiktheidsuitkering krijgt, kan onder voorwaarden met een lager aantal uren volstaan. Ondernemers met een bv kunnen deze aftrekposten niet gebruiken; voor hen speelt het urencriterium dus geen rol.

Welke uren tellen mee?

Een veelgemaakte fout is dat ondernemers alleen hun declarabele uren noteren: de uren die ze aan een klant factureren. Maar voor het urencriterium tellen alle uren mee die je echt aan je onderneming besteedt.

Uren die wel meetellen

Denk niet alleen aan het werk voor klanten, maar ook aan alles eromheen:

• werk voor klanten en opdrachtgevers;
• administratie, boekhouding en het maken van facturen en offertes;
• acquisitie: netwerken, klanten benaderen, kennismakingsgesprekken;
• marketing, zoals je website onderhouden of social media bijhouden;
• zakelijke reistijd naar klanten;
• voorbereiding van je start, zoals marktonderzoek of het schrijven van je ondernemingsplan.

Uren die niet meetellen

Niet alles wat je doet, telt als werktijd voor je onderneming:

• tijd waarin je beschikbaar bent maar niet echt werkt, zoals wachten op een opdracht of bereikbaarheidsdiensten zonder klus;
• privétijd en activiteiten die niets met je bedrijf te maken hebben;
• uren die je in loondienst werkt voor een andere werkgever.

Twijfel je over een bepaald soort uren, bijvoorbeeld over een opleiding, vraag dan je boekhouder of check de regels bij de Belastingdienst.

Uren bijhouden als zzp’er: zo doe je het

Er is geen verplichte methode. Volgens de KVK mag je zelf kiezen hoe je je uren registreert, zolang je ze kunt laten zien. Wel moet het aantal uren aannemelijk zijn ten opzichte van wat je doet en verdient. Een urenregistratie van 1.300 uur met een heel lage omzet roept vragen op.

De meest gebruikte methodes zijn:

• Spreadsheet: eenvoudig en gratis. Maak kolommen voor datum, begin- en eindtijd of aantal uren, klant of project, soort werk en een korte omschrijving.
• Urenregistratie-app: handig als je veel wisselt tussen taken. Veel apps werken met een timer op je telefoon of computer.
• Boekhoudprogramma: veel programma’s hebben een urenmodule waarmee je uren direct aan een factuur kunt koppelen.
• Agenda: een agenda alleen is meestal te summier, maar kan een spreadsheet goed aanvullen.

Zo ziet een eenvoudige regel in je urenregistratie eruit: “14 maart, 09:00 tot 12:30, klant Bakkerij Jansen, ontwerp flyer, 3,5 uur”. Een regel als “14 maart, 8 uur, werk” is te vaag om iets te bewijzen.

Voorbeeld: ondernemer met een parttime baan

Stel: je werkt 24 uur per week in loondienst en start daarnaast een eigen bedrijf. Om het urencriterium te halen, moet je dan naast je baan nog eens minstens 1.225 uur per jaar aan je bedrijf besteden. In je eerste jaren als starter hoef je niet meer tijd aan je bedrijf te besteden dan aan je baan, maar die uitzondering geldt niet blijvend. Juist in deze situatie is een nauwkeurige urenregistratie onmisbaar, omdat je bij een combinatie met loondienst extra goed moet kunnen laten zien dat je uren kloppen.

Bewijs en bewaartermijn

Als de Belastingdienst twijfelt of je het urencriterium haalt, moet jij dat aantonen. Je urenregistratie is daarbij het belangrijkste bewijs, maar het helpt als andere stukken het ondersteunen. Denk aan je agenda, offertes, facturen, e-mails met klanten en reisgegevens. Hoe beter die stukken op elkaar aansluiten, hoe sterker je staat.

Je urenregistratie hoort bij je administratie. Die moet je volgens de Belastingdienst in principe zeven jaar bewaren, op papier of digitaal. Ook uren van vóór je inschrijving bij de KVK, bijvoorbeeld voor het voorbereiden van je start, mag je bewaren en meetellen.

Veelgemaakte fouten bij urenregistratie

Deze fouten kosten ondernemers geregeld hun aftrekposten. Gelukkig zijn ze makkelijk te voorkomen:

• Alleen declarabele uren noteren. Administratie, acquisitie en reistijd tellen ook, dus schrijf ze op.
• Achteraf invullen. Een registratie die in één keer aan het eind van het jaar is gemaakt, is minder geloofwaardig.
• Te ronde of te gelijke getallen. Elke dag precies acht uur ziet er weinig realistisch uit.
• Geen omschrijving. Zonder toelichting kan niemand zien wat je in die uren deed.
• Het urencriterium vergeten bij een bijbaan. Werk je ook in loondienst, houd dan goed bij of je de 1.225 uur haalt en, als je geen starter meer bent, meer tijd aan je bedrijf besteedt.

Zo pak je het aan

Kies vandaag één methode en houd je er een jaar aan. Maak een eenvoudig sjabloon met datum, tijd, klant, soort werk en omschrijving, en vul het elke dag in. Tel elke maand je uren op, zodat je ruim op tijd ziet of je richting de 1.225 uur gaat. Koppel je uren meteen aan je weekplanning, dan zie je ook waar je tijd naartoe gaat. Werk je op uurbasis, gebruik je registratie dan direct als basis wanneer je een factuur maakt. En bespreek met je boekhouder welke aftrekposten voor jou gelden; in het artikel over een gesprek met je boekhouder voorbereiden lees je hoe je dat aanpakt.

Veelgestelde vragen